Cosa significa Fraud Management

Con “Fraud Management” ci si riferisce a concetti relativi a sicurezza e monitoraggio, che consentono di agire in modo strutturato contro i cosiddetti atti fraudolenti (dal latino dolosus, in italiano: "ingannevole, fraudolento"), di scoprirli, elaborarli e idealmente evitarli fin dal principio. Gli auditor intendono per atti fraudolenti tutte le attività che danneggiano intenzionalmente un'azienda. La Fraud Management è diretta contro crimini di tipo economico sia all’esterno che all’interno dell’azienda.

Perché la Fraud Management è così importante

Quasi un'azienda su due è colpita da crimini finanziari. Lo studio di PwC Global Economic Crime and Fraud Survey ha rilevato che, dal 2020, il 47% delle aziende di tutto il mondo è stato vittima di crimini di stampo finanziario almeno una volta nei due anni precedenti. Tuttavia, in media, ciascuna di queste aziende ha registrato sei reati economici. I reati più comuni sono le frodi ai danni dei clienti, i crimini informatici e i reati contro il patrimonio, come le appropriazioni indebite e la malversazioni. Il danno totale ammonta a circa 40 miliardi di euro. Nonostante l’immensa quantità di danni subiti, molte aziende colpite non hanno reagito in alcun modo agli attacchi: solo il 56% ha avviato indagini sull’incidente più grave.

 Circa il 40% dei reati è attribuibile a colpevoli esterni. Almeno il 37% dei crimini è imputabile ai dipendenti. Nel resto dei casi, entrambi i gruppi hanno agito in modo congiunto. Il 19% dei reati economici è attribuibile a frodi negli acquisti.

 “Queste cifre sono allarmanti. È ancora più sorprendente che molte aziende non rispondano in modo adeguato ai casi di criminalità finanziaria e non investano a sufficienza in misure preventive", ha dichiarato Claudia Nestler, responsabile dei servizi forensi presso PwC Germania.


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Le frodi più comuni a stampo economico

Uno dei più diffusi è il cosiddetto “trucco del capo”. È simile al “trucco del nipote”, con la differenza che le vittime non sono ignari cittadini anziani, bensì manager esperti.

In questo tipo di frode, i criminali contattano i singoli dipendenti di un'azienda fingendo di essere i loro superiori di livello più alto. Successivamente, chiedono ai dipendenti di effettuare un pagamento in contanti, dando l'impressione che l'intero futuro dell'azienda dipenda proprio da questa transazione. Il semplice “trucco del capo” fa sì che le aziende europee subiscano perdite per decine di milioni di euro ogni anno. Un buon sistema di gestione delle frodi può ridurre il rischio di tali attacchi.

Altri reati nell'ambito della criminalità finanziaria includono, ad esempio, l’evasione fiscale, violazioni doganali, violazioni della concorrenza, lavoro nero, frodi nelle sovvenzioni, corruzione, spionaggio e riciclaggio di denaro. In Germania, ad esempio, l'Ufficio Federale di Polizia Criminale sta registrando sempre più reati nell'ambito dell'abuso di dati e anche in Italia, il fenomeno è in crescita. Il motivo è che spesso è fin troppo facile per i dipendenti divulgare dati aziendali sensibili o addirittura venderli a organizzazioni esterne.

Cosa comporta la Fraud Management

Idealmente, un sistema di gestione delle frodi dovrebbe essere istituito all'interno dell'azienda prima che si verifichi un danno. Il sistema di gestione delle frodi dovrebbe agire sia a livello tecnico che a livello di politiche aziendali. Non sempre è possibile evitare danni. Ecco perché la Fraud Management comprende tre dimensioni:
 

  • Prevenzione
  • Rilevamento
  • Risoluzione

Fraud Management: Prevenzione 

Molti reati possono essere evitati con misure preventive. Un codice etico, delle linee guida di conformità o un codice di condotta costituiscono una solida base per la prevenzione delle frodi. Spesso sono regolamenti di lavoro insufficienti, controlli di accesso o istruzioni inadeguate che sono alla base delle vulnerabilità in un'azienda.

Fraud Management: Rilevamento

Sono sorti dei sospetti? Allora la Fraud Management deve entrare in azione: è richiesto un audit interno come possibile fonte di indizi e prove. Non è raro che gli informatori anonimi aiutino a scoprire gli incidenti. Ma attenzione: bisogna evitare che un collega venga ingiustamente denunciato in forma anonima! I processi e le procedure su come procedere in caso di rilevamento devono essere definiti a monte.

Fraud Management: Risoluzione

Una volta scoperta un'attività criminale, il passo successivo è affrontarla. Questa fase è forse la più difficile nella Fraud Management Devono essere fatte analisi, eseguiti esami forensi ed eventualmente intrapresi esami preliminari. Durante la fase di risoluzione, potrebbe essere vantaggioso acquistare competenze esterne.

Dipartimenti, funzionari e processi

Il successo del Fraud Management dipende dall'interazione perfetta di molti fattori. Solo se il sistema funziona correttamente, l'azienda ne beneficia. Per esempio, l'auditing interno aiuta a scoprire i reati interni, la compliance fornisce le linee guida per i dipendenti e gli screening verificano l'integrità dei candidati e dei dipendenti. Lo sviluppo delle risorse umane forma e sensibilizza il personale, l'ufficio legale indaga sulle possibili violazioni della legge e una figura di mediazione interviene in caso di controversie.

Fraud Management e Fraud Prevention negli acquisti

Come evidenziato nello studio menzionato in precedenza, anche gli acquisti sono soggetti ad atti criminali, soprattutto in relazione a frodi e corruzione. In questo caso, i volumi di approvvigionamento spesso elevati contribuiscono al rischio. Per contrastare questo fenomeno, le aziende dovrebbero innanzitutto analizzare i principali rischi nell'ambito degli acquisti e poi implementare misure per porre fine alle possibili frodi in una fase iniziale.

Tra queste misure vi rientrano il controllo regolare dei dati di acquisto per individuare prezzi o sconti sospetti, nonché dati di processo insoliti, come ordini eseguiti senza richieste di acquisto o l'omissione della richiesta di più offerte. Se si riscontrano irregolarità, è necessario effettuare un audit, perché spesso ci sono ragioni valide per tali processi di acquisto. Per ridurre al minimo le opportunità di atti fraudolenti o altri atti criminali, le aziende dovrebbero adottare misure che rendano tali pratiche più difficili per i dipendenti, ad esempio attraverso l'implementazione o l'ottimizzazione di procedure di gare d'appalto.

Conclusione

Le numerose minacce che le aziende moderne devono affrontare con le loro infrastrutture tecniche altamente complesse rendono la prevenzione e la gestione delle frodi molto importanti. L'implementazione di un sistema di gestione delle frodi richiede sforzi significativi e tali sforzi sono compensati da notevoli benefici a lungo termine.