Cos'è il process mining?

Il process mining è un metodo che consente di ricostruire, valutare e visualizzare i processi aziendali tra sistemi utilizzando dati in tempo reale tramite un particolare software di process mining. I moderni algoritmi di mining creano un grafico interattivo che consente di individuare immediatamente e in modo valido deviazioni, loop o ritardi temporali nel processo in esame, fin nei minimi dettagli.
 

I registri degli eventi come base di dati

Il process mining è possibile grazie all’uso di tracce digitali nei sistemi IT. Queste tracce vengono generalmente registrate dai sistemi operativi per ogni attività di un processo e nei registri degli eventi (ingl.: event-logs) salvati. I classici dati registrati includono tentativi di accesso non riusciti, messaggi di avviso sulla sicurezza del sistema ed errori durante la configurazione dei driver.
 

Studio: il centro di competenza per l’estrazione di processo ha un valore eccezionale

Uno studio del Fraunhofer in collaborazione con il fornitore di software Celonis del 2022 mostra i vantaggi che il process mining professionale può offrire alle aziende: per tutti i 214 clienti intervistati, un cosiddetto «Center of Excellence» (CoE) per il process mining è stato considerato un fattore decisivo per la rapida implementazione del valore aggiunto e dei miglioramenti dell’efficienza. I CoE sono centri di competenza responsabili dell’introduzione di nuove tecnologie nelle aziende, ad esempio trasmettendo le best pratice, occupandosi dell’implementazione tecnica e offrendo supporto e formazione.

 

Process mining negli acquisti: introduzione graduale con successo

Il process mining può essere di grande aiuto anche nell’approvvigionamento. Gli acquirenti devono tenere d’occhio la propria catena di approvvigionamento: più è trasparente, meglio è. Come mostra il Deloitte CPO Survey 2023, i Chief Product Officer intervistati vedono le loro catene di fornitura esposte a un panorama di rischio diversificato. Oltre all’elevata inflazione, vi sono particolari preoccupazioni per le incertezze geopolitiche e la minaccia di continuità dell’offerta. Per quasi due terzi dei partecipanti, un punto chiave per ridurre al minimo questi rischi è una maggiore trasparenza nella catena di approvvigionamento, anche per quanto riguarda i fornitori a monte.  

Per l’attuazione del process mining non esistono ricette di successo universalmente valide o strumenti di process mining definiti in modo rigido. Tuttavia, il seguente approccio si è dimostrato efficace:
 

Fase 1: Determinare l’ambito del progetto

Tutto inizia con la pianificazione. Per questa fase sono adatti workshop con tutti i partecipanti. Durante questi incontri vengono definiti i contenuti del progetto e i dettagli dei processi: quali fasi del processo devono essere analizzate? Quali dati sono necessari a tal fine? La decisione di implementare il process mining internamente utilizzando strumenti o attraverso l'aiuto esterno di un Centro di Eccellenza (CoE) che può fornire raccomandazioni pratiche per la scalabilità del process mining nell'azienda dipende dal contesto e dalle risorse disponibili.
 

Fase 2: Strumenti di elaborazione dati/process mining

Nella fase 2, vengono creati i requisiti tecnici per il process mining: come vengono estratti, convertiti e trasferiti i dati al software di process mining?

A tal fine, si sono dimostrati efficaci due approcci: il collegamento tramite un connettore software e l’uso di un tool ETL (Extract, Transform, Load). Come base, vengono tipicamente utilizzate tabelle basate su dati provenienti da sistemi transazionali come ERP o CRM, dati analitici come report, file di log o anche file CSV. Una volta estratti con successo questi dati, vengono tradotti in cosiddetti “cases”: una sequenza di passi diversi durante l’esecuzione del processo. Tutte le informazioni su questi casi sono archiviate nei registri degli eventi, a cui accede il software di process mining.
 

Fase 3: Valutazione dei dati di processo

I dati possono ora essere analizzati tramite process mining. Idealmente, la misurazione inizia nella parte superiore del flusso del processo. Le fasi successive del processo vengono poi analizzate gradualmente. Per interpretare correttamente i singoli dati, potrebbe essere necessario intervistare i responsabili delle singole fasi del processo.
 

Fase 4: Misurazione dei risultati

Nell’ultima fase, i possibili miglioramenti al processo vengono valutati, testati e documentati. Le modifiche che ne derivano vengono discusse e implementate nel team. Gli indicatori chiave di performance dovrebbero inoltre essere misurati e monitorati continuamente. È inoltre consigliabile estrarre nuovi dati dopo qualche tempo per identificare meglio cosa sia cambiato e quali misure hanno portato a una maggiore efficienza.
 

Best Practice: ecco come l’azienda di abbigliamento Max Mara utilizza con successo il process mining

Fin dal momento in cui ha assunto il ruolo di precursore tra le aziende di moda nell’adozione dell’abbigliamento prêt-à-porter, Max Mara Fashion Group, un’azienda italiana, ha dimostrato un innovativo stile distintivo che l’ha contraddistinta nel mercato globale della moda. L’azienda ha compreso che per ottimizzare i suoi flussi operativi dalla richiesta al pagamento (Order-to-Cash), era necessario identificare con rapidità e precisione non solo le aree in cui si riscontravano problemi, ma anche quali correzioni avrebbero garantito il massimo ritorno sugli investimenti.

Dopo aver valutato diverse alternative, il team ha scelto di adottare soluzioni di process mining,  ritenendole più complete per l’ottimizzazione dei processi basata sui dati. “Effettuare investimenti strategici nell’automazione dei processi diventa essenziale per offrire ai clienti l’attesa esperienza digitale di alta qualità”. Attualmente, la supervisione di tali iniziative è affidata al Competence Center per l’ottimizzazione dei processi, istituito nel quadro dell’implementazione delle procedure di Process Mining.

Anche altre grandi aziende italiane come Credito Emiliano S.p.A. pratica il process mining da anni e, secondo quanto dichiarato, ha ottenuto un risparmio del 70% sui tempi di erogazione dei mutui, con un conseguente risparmio di risorse economiche.

Le aziende possono anche utilizzare il metodo per proteggersi dalle minacce informatiche. Questo perché il process mining individua in modo proattivo i punti deboli nei sistemi attraverso i quali gli aggressori possono penetrare e quindi rilevarli più rapidamente.