L'acquisto indiretto è spesso sottovalutato

L'acquisto indiretto, noto anche come Indirect Procurement, è ancora trattato in modo un po' trascurato in molte aziende. Tuttavia, rappresenta di norma dal 15 al 30% dell'intero costo di approvvigionamento. Pertanto, l'influenza dell'acquisto indiretto sulla capacità finanziaria delle aziende è decisamente rilevante. Esso comprende tutti i beni e servizi che non entrano direttamente nel processo produttivo dei prodotti e non fanno parte della merce commerciale come il materiale di imballaggio. Sono invece necessari per l'amministrazione, l'operatività o il supporto del campo d'attività principale. Questi includono:
 

  • Materiale operativo e da ufficio
  • Macchinari e utensili
  • Materiali di consumo, come ad esempio detergenti o materiale per ufficio
  • Servizi di trasporto e logistica
  • Servizi di consulenza e formazione
  • Servizi di marketing
  • Tecnologia IT sotto forma di hardware e software, nonché servizi IT
  • Altri servizi, ad esempio per la manutenzione, pulizia e riparazioni
  • Spese di viaggio
     

Sfide negli acquisti indiretti

Anche nell'acquisto indiretto, è necessario procurarsi materiali e servizi in modo efficiente, economico e tempestivo. Tuttavia, ci sono alcune peculiarità che rendono l'Indirect Procurement una sfida. L'acquisto indiretto comporta generalmente un elevato numero di processi d'ordine per una varietà di merci diverse, ciascuna con un valore d'ordine relativamente basso. È spesso organizzato in modo decentralizzato, coinvolgendo molti dipendenti negli ordini. Il Maverick Buying è diffuso: molte divisioni specializzate acquistano autonomamente, senza consultare gli esperti di acquisto. Di conseguenza, l'intero processo d'ordine è significativamente meno trasparente rispetto all'acquisto diretto e spesso associato a costi inutilmente elevati, poiché non vengono utilizzati contratti quadro e le condizioni non vengono negoziate in modo ottimale. Eppure, soprattutto per i prodotti e i servizi comuni nell'acquisto indiretto, di solito ci sono molti fornitori che competono per i clienti.
 


Come risparmiare sui costi negli acquisti indiretti

Chi riesce a negoziare uno sconto di pochi punti percentuali nell'acquisto diretto può spesso già considerarsi soddisfatto. Tuttavia, le possibilità di ottenere sconti ben più elevati nell'acquisto indiretto sono in molti casi decisamente migliori. Ad esempio, le fasce di prezzo nelle agenzie di marketing o nel facility management per offerte comparabili sono generalmente ampie. Spesso, è sufficiente chiedere una riduzione di prezzo nell'ordine di una percentuale a due cifre per ottenerla. Nell'acquisto IT, il passaggio sistematico alla tecnologia cloud può portare a significativi risparmi. Bandi di gara e negoziazioni professionali per i servizi di assistenza e l'hardware spesso comportano costi notevolmente inferiori.
Per quanto riguarda i costi energetici, la maggior parte delle aziende è ormai sensibile, ma anche in questo segmento spesso è possibile risparmiare migliaia di euro con un cambio di fornitore. Esistono gruppi di acquisto di energia che aggregano la domanda da commercio, artigianato e altre aziende e quindi possono negoziare prezzi vantaggiosi per grandi clienti. In generale, i responsabili degli acquisti dovrebbero tenere d'occhio l'andamento dei prezzi sul mercato dell'energia elettrica. In questo modo, le aziende sono in grado di reagire tempestivamente alle fluttuazioni dei prezzi o ai cambiamenti nel mercato dell'energia e minimizzare il loro rischio di approvvigionamento. In particolare nell'acquisto indiretto, non sono solo i prezzi d'acquisto a essere decisivi, ma è l'intero pacchetto che fa la differenza. Ad esempio, i servizi di manutenzione potrebbero già essere inclusi, quanto è alto il consumo energetico dei dispositivi e molto altro. In generale vale la regola: la migliore situazione relativa ai dati, a cui le aziende possono accedere grazie alla digitalizzazione in corso, e le comuni tecnologie di automazione dovrebbero essere utilizzate anche nell'acquisto indiretto per sfruttare i potenziali nascosti. Finora, questo settore è relativamente poco standardizzato e digitalizzato. Ciò determina, tra l'altro, costi di processo per ordine significativamente più elevati del necessario.