Ecco cosa offre al B2B la gestione agile dei progetti

Che cos'è la gestione agile dei progetti?

Un programma stabilito in partenza e una descrizione precisa del risultato finale: questa è, in linea di massima, la gestione di progetti di tipo tradizionale. Questo approccio può continuare a dimostrarsi valido in alcune aziende, ma in molti casi oggi non è né efficace né efficiente.

Perché? Innanzitutto, perché la digitalizzazione ha cambiato in modo dirompente le regole del gioco in molti settori: numerosi processi sono diventati non solo più veloci, ma anche molto più dinamici. In secondo luogo, perché le crisi recenti hanno sconvolto piani un tempo affidabili e minato strutture già collaudate. Lo dimostrano l'andamento dei prezzi dei combustibili, la carenza di materie prime e le molteplici interruzioni delle catene di approvvigionamento.

Di fronte a questi fattori, le aziende devono far prova di capacità di adattamento per rispondere con prontezza e flessibilità alle nuove condizioni. Un modo per raggiungere questo obiettivo è la gestione agile dei progetti. Si tratta di un approccio iterativo in cui un prodotto o un progetto viene ripetutamente testato e ottimizzato attraverso cicli brevi durante il suo sviluppo.
 

I cinque elementi costitutivi della gestione agile dei progetti

In termini di gestione dei progetti, l'"agilità" è caratterizzata da cinque attributi essenziali che rappresentano gli elementi costitutivi del metodo:
 

• Trasparenza
• Orientamento al cliente
• Adattabilità
• Responsabilità personale (leadership efficace)
• Miglioramento continuo

In altre parole, la gestione agile di un progetto significa portare un progetto o un prodotto sul mercato a piccoli passi, riadattandolo costantemente, invece di attenersi a un piano fisso fino al suo completamento.

Il prospetto seguente mostra cosa significa con riferimento agli attributi menzionati in precedenza.
 

1. Trasparenza

Uno dei temi centrali della gestione agile dei progetti è la visione comune del processo da parte di tutti i partecipanti. Ciò richiede una maggiore trasparenza nel modo in cui i team lavorano e comunicano. Questo vale soprattutto quando in un progetto sono coinvolti diversi dipartimenti e diversi stakeholder esterni.

In un ambiente agile, le persone condividono apertamente i progressi del loro lavoro tramite l'integrazione degli strumenti informativi. Questo permette a tutti di capire cosa stanno facendo i colleghi e come lo stanno facendo, il che a sua volta consente di condividere il modo in cui le parti interessate potrebbero fare meglio.

Inoltre, i membri del team sono incoraggiati a condividere liberamente le loro idee e le loro sfide senza temere che ciò possa compromettere il loro status nel progetto. In questo modo, la gestione agile del lavoro consente di ammettere gli errori e di lavorare insieme per trovare una soluzione.
 

2. Orientamento al cliente

L'approccio agile alla gestione dei progetti pone un forte accento sulla comprensione dei requisiti del cliente attraverso una collaborazione costante. L'obiettivo è fornire alla clientela non solo ciò che ha chiesto, ma anche ciò di cui ha effettivamente bisogno.

Pertanto, i frequenti circuiti di feedback nel ciclo di vita di un progetto agile servono come punti di controllo in cui i clienti possono verificare la realizzazione pratica delle loro richieste. Questo è importante perché il risultato non sempre corrisponde all'idea iniziale di soluzione del problema, essendo le condizioni di mercato cambiate nel frattempo.

Grazie alla frequente collaborazione con i clienti, l'agilità mira anche ad aumentare l'efficienza del progetto, riducendo il lavoro post-completamento. Di conseguenza, i progetti agili comportano una riduzione dei livelli di produzione e dei costi di ritardo, rendendo il prodotto o il servizio finale più economico per il cliente.
 

3. Adattabilità

La gestione agile dei progetti consente ai team di essere più reattivi ai cambiamenti. Ciò richiede anche una maggiore frequenza di rapporti sullo stato di avanzamento al cliente finale, in modo che i team possano ottenere un rapido feedback direttamente dal mercato.

Ecco perché l'agilità si concentra su un approccio iterativo, in cui i reparti suddividono i progetti e li sincronizzano continuamente con i clienti. Ciò consente ai team di cogliere tempestivamente qualsiasi cambiamento in termini di requisiti, di adattarsi rapidamente alla nuova situazione e di evitare ritardi nell'esecuzione finale del progetto.
 

4. Responsabilità personale

Nella gestione tradizionale dei progetti, ad esempio, tutti gli elementi informativi passano attraverso un project manager dedicato che assegna i compiti ai diversi membri del team. Nel processo, alcune informazioni possono andare perse. I progetti agili, invece, lasciano gran parte del processo decisionale ai membri del team. Questo crea un ambiente di responsabilità condivisa che motiva i team e li mette in condizione di lavorare in modo più efficiente.

A sua volta, la leadership diventa più efficace perché si concentra sulla gestione del lavoro e sulla generazione di profitti per l'azienda. Pertanto, i leader di successo orientati all'agilità stabiliscono obiettivi condivisi con i membri del loro team e aiutano a rimuovere gli ostacoli, ottimizzando il flusso di lavoro, fornendo le risorse necessarie e incoraggiando l'apprendimento collaborativo.
 

5. Miglioramento continuo

Una delle caratteristiche più importanti della gestione agile dei progetti è la creazione di un clima di miglioramento continuo. I team partecipano regolarmente a cicli di apprendimento ricorrenti a margine dello sviluppo del progetto, piuttosto che a una grande sessione di "Lessons Learned" alla fine del progetto.

Ciò si traduce in una significativa ottimizzazione del processo, anche se il progetto è ancora in corso. Inoltre, il lavoro viene suddiviso in piccole parti e consegnato ai clienti in modo continuativo per il collaudo e il feedback. Ciò contribuisce anche allo sviluppo continuo di un prodotto o di un servizio con l'obiettivo di renderlo perfettamente adatto al cliente target.
 

Gli svantaggi della gestione agile dei progetti

Ai vantaggi della gestione agile dei progetti qui descritti in dettaglio si contrappongono anche alcuni svantaggi, che tuttavia non sono riscontrabili in tutti i progetti. Tra questi, figurano

• documentazione difficile
• aumento dei requisiti del progetto
• gestione complessa del tempo
• difficoltà di attuazione in progetti a lungo termine
• costi difficilmente prevedibili
• costi di comunicazione elevati
   

Gestione agile dei progetti nel settore B2B

La gestione classica dei progetti può ancora funzionare nel settore B2B. Tuttavia, ha un futuro solo in processi molto chiari e rigidi e con poche istanze. La maggior parte dei progetti, tuttavia, è sempre più spesso condivisa da più parti in causa con interessi talvolta divergenti. Inoltre, le condizioni di mercato si modificano rapidamente e sempre più spesso.

Per i project manager e i responsabili degli acquisti B2B, questo significa un carico di lavoro sempre maggiore. Devono confrontarsi costantemente con i reparti interni coinvolti e con gli enti e i clienti esterni. Ne conseguono scambi frequenti, un coordinamento articolato e trattative ricorrenti su condizioni e prezzi.

Questo porta a continui cambiamenti e adeguamenti a livello di piani e requisiti. Queste e altre sfide di coordinamento impegnano molto tempo e potenziale dei manager. La gestione agile del progetto distribuisce le loro responsabilità e compiti sulle spalle degli altri partecipanti al processo.

Tuttavia, ciò richiede un nuovo modo di pensare e di lavorare in azienda. Nel settore B2B, le cui strutture sono spesso di lunga data (e già collaudate), questo risultato si ottiene da un giorno all'altro. È meglio pianificare strategicamente l'introduzione della gestione agile dei progetti passo dopo passo.
 

1. Convincere

L'implementazione avrà successo solo se tutti i soggetti coinvolti saranno d'accordo. Pertanto, è necessario coinvolgere prima di tutto le forze interne nella gestione agile dei progetti. Spesso ne emergono punti importanti che possono essere coordinati con gli stakeholder esterni nel prosieguo dell'attività.
 

2. Creare una base

Una volta che tutte le parti coinvolte hanno accettato il progetto, si devono stabilire le basi per la cooperazione futura. È opportuno gestire l'intero processo tramite un software accessibile a tutti i partecipanti. Il sistema funziona come una piattaforma che consente di comunicare, distribuire i compiti e registrare i progressi. Questo lo rende il fulcro della gestione agile dei progetti.
 

3. Implementazione

L'implementazione dovrebbe iniziare con un progetto relativamente semplice. In questo modo è possibile testare su piccola scala i processi più importanti e individuare i principali punti deboli. Se l'avvio è riuscito, si possono affrontare progetti più ambiziosi.
 

4. Ottimizzazione

La gestione agile dei progetti è di per sé un processo agile. Pertanto, durante il processo di sviluppo è importante adattare continuamente non solo i singoli incarichi, ma anche il metodo che li sottende. È necessario organizzare incontri per condividere le esperienze con le parti coinvolte a livello sia interno che esterno. In questo modo è possibile discutere i problemi e ottimizzare i processi.